Projektinhallinnan ihmeellisessä maailmassa on aikoja, jolloin saatat kohdata projektin, joka on selvästi osunut seinään. Merkit ovat usein ilmeisiä - virstanpylväitä on jäänyt väliin, budjetti on melkein lopussa, joukkueen moraali on alhaalla ja sormella osoittaminen on yleistä.
Tilanne on epäilemättä haastava, mutta ei ylitsepääsemätön. Oikealla, jäsennellyllä lähestymistavalla ja selkeällä toimintasuunnitelmalla voit puhaltaa uutta elämää tällaiseen projektiin ja palauttaa sen menestyksen tielle. Tässä artikkelissa esittelemme jäsennellyn toimintasuunnitelman ensimmäisille 30 päivälle uutena projektipäällikkönä tällaisessa tilanteessa.
Viikko 1: Tilanneraportti
- Projektikatsaus : Aloita syventämällä projektin historiaa. Sukella projektidokumentaatioon, mukaan lukien alkuperäinen peruskirja, projektisuunnitelma, budjettimäärärahat ja edistymisraportit. Tavoitteesi on ymmärtää, mitä oli suunniteltu verrattuna siihen, mitä todella tapahtui.
- Keskustelut sidosryhmien kanssa : Sovi keskustelut tärkeimpien projektin sidosryhmien kanssa, mukaan lukien sponsorit, tiimin jäsenet ja mahdollisesti asiakkaat tai loppukäyttäjät. Kuuntele tarkkaan heidän näkemyksiään ja odotuksiaan projektista.
- Ryhmän arviointi : Arvioi nykyistä projektitiimiä – heidän taitojaan, vahvuuksiaan ja dynamiikkaa ryhmän sisällä. Etsi puutteita taidoissa tai ongelmissa, jotka vaikuttavat ryhmätyöhön.
- Perussyyanalyysi : Aloita kattava perussyyanalyysi. Tämä on vaihe, jossa sinun täytyy kaivaa syvemmälle pintapuolisten ongelmien, kuten budjetin ylityksen tai määräaikojen viivästymisen, lisäksi. Tunnista taustatekijät, jotka vaikuttavat projektin haasteisiin.
Viikko 2: Strateginen suunnittelu
- Projektin tavoitteet : Harkitse ja arvioi projektin tavoitteita. Selvitä, ovatko ne edelleen merkityksellisiä ja saavutettavissa nykyisissä olosuhteissa.
- Resurssianalyysi : Analysoi projektin resurssien allokaatiota, mukaan lukien budjetti, henkilöstö ja työkalut. Tunnista kriittiset resurssien pullonkaulat, joihin on puututtava.
- Riskinarviointi : Päivitä projektin riskirekisteri ja tunnista uudet riskit, jotka ovat syntyneet nykyisen projektin tilasta johtuen. Tarkista myös olemassa olevat riskit uudelleen.
- Elvytyssuunnittelu : Luo elvytyssuunnitelma, joka käsittelee keskeiset tunnistetut ongelmat. Tämän suunnitelman tulisi sisältää tarkistetut hankkeen tavoitteet, realistiset aikataulut, mukautetut resurssien allokaatiot ja riskinhallintastrategiat.
Viikko 3: Viestintä ja uudelleenjärjestelyt
- Viestintäsuunnitelma : Kehitetään avoin viestintästrategia. Ole avoin projektiasioista ja hahmottele toipumissuunnitelmasi. Avoin ja rehellinen viestintä on avainasemassa sidosryhmien ja projektitiimin tuen saamisessa.
- Joukkueen kokoonpano : Tee muutoksia joukkueen rakenteeseen tarvittaessa. Tämä voi sisältää uusien taitojen tuomisen, tehtävien uudelleenjakamisen tai tiimin suorituskykyyn vaikuttavien henkilöstöongelmien ratkaisemisen.
- Sisäänosto : Esitä toipumissuunnitelmasi sidosryhmille ja projektitiimille. Heidän sisäänostonsa ja sitoutumisensa uudelleenkäynnistykseen on ratkaisevan tärkeää.
- Nopeat voitot : Tunnista ja toteuta nopeat voitot – pieniä, saavutettavissa olevia tehtäviä, joilla voi olla välitön myönteinen vaikutus projektiin. Tämä voi kohottaa moraalia ja osoittaa edistymistä.
Viikko 4: Toteutus ja seuranta
- Käynnistä uudelleen : Aloita elvytyssuunnitelman toteutusvaihe virallisesti. Varmista, että kaikki tiimin jäsenet ymmärtävät roolinsa ja vastuunsa uuden suunnitelman mukaisesti.
- Edistymisen seuranta : Luo vankka järjestelmä uuden suunnitelman edistymisen seuraamiseksi. Tähän tulisi sisältyä säännölliset tilakokoukset, päivitetyt projektinseurantatyökalut ja selkeät menestysmittarit.
- Palautesilmukat : Määritä prosesseja jatkuvaa palautetta varten tiimiltä ja sidosryhmiltä. Valmistaudu muokkaamaan suunnitelmaa tämän palautteen perusteella.
- Team Spirit : Työskentele aktiivisesti tiimin rakentamisen ja moraalia kohottavien toimien parissa. Tunnusta onnistumisia, kannusta rakentavaan ja positiiviseen työasenteeseen ja kannusta tiimin jäsenten välistä yhteistyötä. Kiinnitä huomiota joukkueen tunnelmaan.
Jatkuvat toimenpiteet
- Jatkuva sopeutuminen : Arvioi jatkuvasti uudelleensuunnittelusi edistymistä ja tuloksia. Ole joustava ja valmis muokkaamaan suunnitelmaa havaintosi perusteella. Mutta muista, että aikaa, kustannuksia ja laatua ei voi enää muuttaa ilman hyviä - ja hyvin kommunikoituja - syitä!
- Sidosryhmien hallinta : Ylläpidä jatkuvaa ja ennakoivaa yhteyttä sidosryhmiin koko projektin ajan. Jatkuva tuki ja palautteesi ovat tärkeitä projektin palautumisen kannalta.
- Tietämyksenhallinta: Dokumentoi näkemyksiä ja parhaita käytäntöjä tulevaa käyttöä varten. Kokemuksella, jonka saat tämän ongelmaprojektin elvyttämisestä, on usein korvaamatonta arvoa organisaatiollesi.
Pitäisikö sinunkin kääntyä asiantuntijoiden puoleen?
Jos joudut vaikeaan keliin projektin kanssa ja tarvitset valmentajaa, sparrauskumppania tai jopa pelotonta projektipäällikköä, voit luottaa Gutmarkiin, Radtke & Companyyn. Monivuotisella projektinhallinnan kokemuksellamme ja kokemuksellamme vaativienkin projektien elvyttämisestä voimme vaikuttaa ratkaisevasti projektisi onnistumiseen.
Vaarassa olevan projektin pelastaminen on epäilemättä haaste, mutta ei mahdotonta. Hyvin jäsennellyllä lähestymistavalla, tehokkaalla viestinnällä ja horjumattomalla sitoutumisella voit puhaltaa uutta elämää projektiisi ja palauttaa sen menestyksen tielle.