Etäprojektityö vs. fyysiset tiimikokoukset

(Tämä on vieraspostaus yhteistyökumppaniltamme Lumiukolta)

Nykypäivän digitaalisella aikakaudella, jossa etätyö on normaalia etenkin projektiympäristöissä, fyysiset kokoukset näyttävät usein tarpeettomilta. Mutta erityisesti projekteissa, jotka toteutetaan ensisijaisesti etänä, on tärkeää, että tiimit kokoontuvat fyysisesti säännöllisin väliajoin. Miksi niin?

• Ryhmätyön tunteen vahvistaminen: Etätyö voi usein johtaa eristyneisyyden tunteeseen. Säännölliset tiimitapaamiset auttavat murtamaan tämän eristäytymisen ja vahvistavat yhteisöllisyyttä. Ne tarjoavat mahdollisuuden nähdä ja kokea työtovereita ei vain niminä näytöllä, vaan todellisina ihmisinä.
• Tehokas viestintä: Vaikka digitaaliset viestintävälineet ovat tehokkaita, on tiettyjä vivahteita ja tunteita, jotka on parasta viestiä kasvokkain. Fyysiset tapaamiset mahdollistavat syvemmän ja selkeämmän kommunikoinnin, mikä voi välttää väärinkäsitykset.
• Luova vaihto: Aivoriihit ja luovat työpajat hyötyvät valtavasti suorasta vuorovaikutuksesta. Spontaani energia, joka syntyy, kun ihmiset työskentelevät yhdessä samassa tilassa, voi usein johtaa innovatiivisempiin ideoihin.

Mitä projektitiimin pitäisi suunnitella tällaisille yhteisille päiville?

• Lean Coffee: Jäsennelty, mutta esityslistaton tapausmenetelmä, jossa osallistujat esittelevät aiheita ja äänestävät keskustelujen järjestyksestä ja pituudesta. Avoimessa ja tuottavassa keskustelussa kiireellisimmät asiat käsitellään ensin.
• Projektiarvostelut: Käytä tilaisuutta tarkastella projektin nykytilaa, keskustella haasteista ja kehittää yhdessä ratkaisuja.
• Koulutus ja työpajat: Käytä aika jatkokoulutukseen. Tämä voi olla sisäistä koulutusta, vierailevia luentoja tai työpajoja olennaisista aiheista.
• Palautekierrokset: Anna jokaisen tiimin jäsenen antaa ja vastaanottaa palautetta. Tämä edistää avointa viestintäkulttuuria ja auttaa tunnistamaan mahdolliset ongelmat ajoissa.
• Tulevaisuuden suunnittelu: Katsokaa yhdessä tulevaisuuteen. Mitä tavoitteita joukkueella on? Mitä resursseja tarvitaan? Mitkä ovat seuraavat vaiheet?

Yhteenvetona voidaan todeta, että vaikka teknologia mahdollistaa tehokkaan etätyöskentelyn, fyysisillä kokouksilla on silti korvaamaton arvo. Ne eivät vain edistä tiimin dynamiikkaa ja viestintää, vaan auttavat myös projektien toteuttamisessa onnistuneemmin ja tehokkaammin.