Digitalisaatioaloitteet lupaavat suurta tuottoa, mutta epäonnistuvat usein, koska ne ovat teknologiavetoisia ja niillä ei ole keskittymistä. liiketoimintaprosessien anamneesimme (GPA) avulla jäsennellyn menettelyn, jonka avulla asiakkaamme voivat itse vastata oleellisiin kysymyksiin tällaisen aloitteen painopisteestä. Tältä pohjalta voidaan päättää, onko digitalisaatioprojektilla järkeä ja missä se on.
Toimintaprosessien digitaalinen muutos mahdollistaa yritysten kannattavuuden lisäämisen. Tämä voidaan saavuttaa yhdistämällä verkkopohjaisia teknologioita, sähköistä asiakirjankäsittelyä, työnkulun hallintatyökaluja, yksinkertaista prosessiautomaatiota robotiikan avulla ja älykästä automaattista käsittelyä tekoälytekniikoita käyttäen.
Esimerkiksi liiketoimintaprosesseja voidaan tehdä kustannustehokkaammiksi ja asiakkaita voidaan hankkia helpommin, olemassa olevat tiimit voivat käsitellä suurempaa kasvua sekä luoda täysin uusia liiketoimintamalleja ja avata uusia markkinoita nopeasti ja kustannustehokkaasti.
Näitä tavoitteita ei kuitenkaan voida saavuttaa pelkällä uuden teknologian käytöllä. Kokemuksemme mukaan digitalisaatioprojektit epäonnistuvat usein, koska niitä ohjaa liikaa etukäteen valittu tekninen ratkaisu.
Mitattavissa olevaa edistystä saavutetaan vain, kun olemassa olevien prosessien tiettyjen ongelmien ratkaisemiseen käytetään oikeaa tekniikkaa. Tätä varten on kuitenkin ensin tarkasteltava prosesseja niiden teknologisten heikkouksien suhteen. Ja ennen kuin tämä voidaan tehdä uudelleen, olemassa olevat prosessit on oltava jo ainakin osittain optimoitu, koska alioptimaalisten liiketoimintaprosessien digitalisointi tuottaa vain alioptimaalisia digitalisoituja tuloksia. Kaiken kaikkiaan se on monimutkainen prosessi, mutta se lupaa myös korkeaa tuottoa - jos siihen lähestytään keskittyneesti.
Siksi on sitäkin tärkeämpää aloittaa digitalisaatioaloite, jolla on määritellyt tavoitteet ja selkeä painopiste. Tästä seuraa kolme keskeistä kysymystä, joihin on vastattava ennen tällaista aloitetta:
Ja juuri tässä meidän liiketoimintaprosessien anamneesi (GPA) käyttöön. Gutmark, Radtke & Company tarjoaa jäsennellyn prosessin vastatakseen näihin kysymyksiin - jonka asiakkaamme voivat toteuttaa itse. Kun tavoitteet, potentiaalit ja painopisteet on selvitetty ja liiketoimintacase on tällä tavalla luotu, voidaan digitalisaatioaloite aloittaa.
GPA- lähestymistapallamme tarjoamme yrityksille menettelyn, jolla tällaisten aloitteiden menestystekijät voidaan tunnistaa oman asiantuntemuksensa perusteella ja siten ilman ulkopuolista apua osana sisäistä esiselvitystä.
Lähestymistapamme tavoitteena on käynnistää digitalisaatiohyökkäys, jolla on selkeä tavoite ja prioriteetit, jotka on orgaanisesti määritelty yrityksen sisällä. Tätä varten ehdotamme lähestymistapaa seuraavien kuuden vaiheen mukaisesti. Suosittelemme, että tätä projektia ohjaa keskitetysti yksi projektipäällikkö, joka voi myös suorittaa merkittävän osan työstä.
Mihin tavoitteeseen aloitteella tulisi pyrkiä? Tyypillisesti kyse on läpimenoaikojen lyhentämisestä, laadun parantamisesta tai prosessikustannusten alentamisesta. Vaiheessa (6) vaadittavien menestysmittareiden määrittäminen riippuu myös tavoitteen tai tavoitteiden määrittelystä. Laadun parantamistavoite voidaan toteuttaa esimerkiksi vähentämällä koordinaatioeroja, asiakasvalituksia, luottohakemusten peruutuksia tai raportointivirheitä. Nämä tiedot on sitten hankittava myöhemmin.
Prosessikartta on klassinen esitysmuoto, joka mahdollistaa ydin-, johtamis- ja tukiprosessien arkkitehtuurin karkean rakenteen näyttämisen. Tarkasteltavana olevan alueen, esimerkiksi pankkituotteen hakuprosessin tai riskiraportoinnin, karkeat käsittelyvaiheet voidaan esittää tällä lomakkeella. Seuraavassa vaiheessa tämä esitysmuoto palvelee katselualueen jäsentämistä. Lainahakuprosessissa tällainen prosessikartta näyttää esimerkiksi oleelliset hakemuksen vaiheet hakemuksen hyväksymisestä ja käsittelystä ulkopuolisen tiedon saamiseen, kirjaamiseen ja luottopäätökseen maksamiseen asti. Käytettävissä on myös hallintaprosesseja, kuten kuormituksen tasauspyyntöjen jakelu, ja tukiprosesseja, kuten taloudellinen turvallisuus tai petosten tarkistus. Ihannetapauksessa tällainen prosessikartta on jo olemassa yrityksessä, joten tämä vaihe ei ole enää tarpeen.
Prosessikartan perusteella voidaan nyt tunnistaa asiaankuuluvat karkeat prosessivaiheet, jotka vaativat tarkempaa harkintaa - tai irrelevantit vaiheet voidaan sulkea pois lisätyön laajuuden pienentämiseksi. Alussa asetettu tavoite auttaa tässä. Tässä voidaan sulkea pois esimerkiksi prosessivaihe, jolla ei ole havaittavaa vaikutusta laatutavoitteeseen, samoin kuin prosessiketju, joka käsittelee merkityksetöntä tuotetta. Esimerkiksi sanktioluetteloiden noudattamisen tarkistus, joka on jo suoritettu korkean suorituskyvyn koneessa, jossa on erittäin harvinainen manuaalinen jälkikäsittely, voidaan jättää huomiotta tavoitteesta riippuen.
Edellisessä vaiheessa tunnistettuja painopistealueita voidaan nyt tarkastella tarkemmin. Ihannetapauksessa yrityksellä on jo prosessirekisteri, josta asiaankuuluvat prosessit otetaan suoraan. Muutoin niitä voidaan kerätä esimerkiksi asiantuntijatutkimuksilla. Tämä ei kuitenkaan ole muodollinen prosessikartoitus, vaan aluksi vain taulukkomuotoinen luettelo asiaankuuluvista prosesseista lisäpriorisointia varten. Tätä tarkoitusta varten päästä päähän -prosessit on lueteltu havaintoalueella. Lainahakemusprosessin esimerkissä nämä voivat olla lainahakemusten käsittelyprosessit (i) vertailuportaaleista tai (ii) yrityksen verkkosivuilta, (iii) autokauppiaat, (iv) elektroniikkaliikkeet jne. Nämä prosessit voidaan luetella ja varustaa yksilöllisellä tunnisteella.
Alun perin määritellyn tavoitteen perusteella määritellyt tavoitemittarit on nyt kerättävä jokaisesta prosessista. Periaatteessa tässä ovat hyödyllisiä tunnusluvut, jotka toisaalta heijastavat prosessin kriittisyyttä ja toisaalta kuvaavat sen olennaisuutta. Lainahakemusprosessin esimerkissä kriittisyyttä voidaan kirjata esimerkiksi vastaavan käsittelyajan tai peruutettujen lainahakemusten lukumäärän kautta. Olennaisuutta puolestaan voi edustaa hakemusten määrä tai vastaavassa prosessissa haettu lainamäärä. Mittareista ja teknisestä saatavuudesta riippuen nämä tiedot voidaan kerätä joko teknisesti tai asiantuntijatutkimuksilla. Nämä tunnusluvut toimivat aluksi prosessien priorisoinnissa ja niitä voidaan tarvittaessa tarkentaa myöhemmässä projektissa. Tämän vaiheen tavoitteena on kuitenkin täydentää edellisessä vaiheessa luotua luetteloa relevanteista prosesseista tiedoilla niiden priorisoinnista.
Tässä vaiheessa yhtiöllä on luettelo kaikista asiaankuuluvista prosesseista, mukaan lukien kriittisyyden ja olennaisuuden arvioinnit. Tältä pohjalta voidaan nyt tehdä valinta pienestä määrästä aluksi harkittavia prosesseja. Näiden prosessien tulee sitten tarjota suurimmat mahdollisuudet myönteisille muutoksille valituissa tavoitemittareissa ja samalla olla riittävän olennaisia, jotta ne vaikuttavat merkittävästi kokonaistulokseen. Tämän prosessin lopussa on valikoima prosesseja, joiden lähempi tarkastelu ja ennen kaikkea optimointi ja viime kädessä digitalisointi lupaavat suurta taloudellista menestystä. Nämä lisätoiminnot voidaan sitten toteuttaa tarvittaessa erillisessä hankkeessa.
Tässä esitellyn prosessin tavoitteena on antaa yrityksille mahdollisuus tehdä olennaiset valmistelutyöt itse ja erityisesti asettaa tavoitteita ja priorisoida ulkoisista vaikutuksista riippumatta. GRCO antaa mielellään tarkemman kuvauksen tarvittavista toiminnoista sekä mallipohjat tavoitteiden, prosessirekisterin ja priorisoinnin kirjaamiseen pyynnöstä.
Jos se kuitenkin katsotaan hyödylliseksi, autamme mielellämme sekä tätä kysely- ja priorisointiprosessia että kaikkia myöhempiä projektitoimia prosessien kartoittamiseksi, optimoimiseksi ja digitalisoimiseksi. Meillä on laaja kokemus erityisesti riskienhallinnasta sekä luotto- ja kauppaliiketoiminnasta, jonka voimme tarjota aloitteellesi.
Gutmark, Radtke & Company (GRCO) on rahoituspalvelusektoriin erikoistunut liikkeenjohdon konsulttiyritys. Vuodesta 2001 lähtien olemme tukeneet asiakkaitamme eri puolilla Eurooppaa monimutkaisten projektien toteuttamisessa, erityisesti lainaliiketoiminnassa ja riskienhallinnassa. Tärkeä osa työtämme on aina työprosessien analysointi, optimointi ja digitalisointi viranomaisvaatimukset huomioiden.
Lisätietoja liiketoimintaprosessimme historiasta, yrityksestämme tai siitä, kuinka voimme tukea sinua digitaalisessa transformaatiossa, ota rohkeasti yhteyttä Dr. Benny Gutmark tai Hans Radtke .